Ser dueño de tu tiempo, la lucha entre lo que debemos hacer y lo que hacemos en el trabajo

Siempre que he hablado de algún método que nos ayuda a mejorar nuestra productividad, ya sea la técnica Pomodoro, el GTD o una simple lista de tareas lo cierto es que alguien me ha comentado, que sí, que bien, muy útil, pero imposible de aplicar en la empresa. Por una cuestión muy simple, no somos dueños de nuestro tiempo laboral. Y una cosa es lo que debemos hacer y otra lo que finalmente hacemos.

Porque podemos tener perfectamente programada la mañana, con todo estructurado para realizar una serie de tareas que deben acabarse en el día. Y basta una llamada, de un cliente, de un proveedor, de algún compañero que necesita nuestra ayuda, para que todo se vaya al traste. La planificación ya es imposible de cumplir. ¿Significa esto que programar nuestro trabajo no sirve de nada? No se trata tanto de esto sino de ser conscientes de que no siempre disponemos del total de nuestro tiempo.

La planificación incumplida nos lleva a la frustración y en poco tiempo se abandona.Y por eso es necesario ser muy flexible y dejar huecos en dicha programación. Si resulta que luego a lo largo de la mañana no hemos tenido interrupciones, hemos estamos concentrados y avanzado mucho más de lo que teníamos previsto mejor.

Por eso soy muy fan de las microtareas, de dividir algo que puede parecer asequible de realizar en una mañana, en varias tareas más pequeñas. Esto te permite ir avanzando poco a poco y aunque haya interrupciones, tengamos que atender alguna urgencia, etc. al final del día vemos que de nuestra tarea principal está concluida un 70%, por ejemplo, no tenemos la sensación que que no hemos avanzado.

A la vez estas pequeñas tareas te permiten concentrarte mejor, ser más flexible y disminuir los niveles de frustración. Somos conscientes que las 8 horas de trabajo no siempre se pueden dedicar a tareas productivas. Pero hay que llegar a un compromiso entre lo que necesitamos hacer y lo que podemos hacer.

Pero esto es algo que hay que empezar a practicar poco a poco. Para que funcione tenemos que cambiar de hábitos, ya que muchas veces nuestra forma de trabajar se ha vuelto caótica, saltando de una cosa a otra y dejando muchas a medias. Programar, ser flexible y recomponer las tareas pendientes de forma constante. Unas se habrán acabado, otras nuevas se añaden y algunas que no eran urgentes ahora si lo son.

Si lo conseguimos la recompensa será enorme. Trabajamos de forma más organizada. Mejoramos nuestra productividad, bajamos nuestro nivel de estrés. Y recuperamos el control sobre nuestro tiempo, al menos en gran parte.

Un artículo escrito por Carlos Roberto

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