¿Estás organizando un evento o tienes pensado hacerlo? Entonces, necesitas del Email Marketing, la técnica que te permite llegar a millones de usuarios al mismo tiempo y de forma 100% personalizada, con un Retorno de Inversión que puede suponer hasta 40 dólares por cada uno invertido.

Llevar adelante un evento exitoso requiere, como sabes, de mucho tiempo, esfuerzo y dinero. Por eso, es esencial que puedas desarrollar una estrategia que te permita llegar a tu público objetivo con óptimos resultados y así hacer valer todo el trabajo que has realizado.

A la hora de promocionar eventos, tanto offline como online, las herramientas digitales son imprescindibles para asegurar el éxito. Según una nueva encuesta de Bizzabo, el 85% de las empresas opta por el Email como el principal canal para dar a conocer conferenciasencuentros, convenciones y cualquier otro tipo de evento. El 45% también aseguró que este método es el más exitoso a la hora de incrementar los registros para un determinado evento.

Ahora que lo sabes, es importante que diagrames una estrategia de Email Marketing que te permita alcanzar la mayor cantidad de posibles asistentes, de forma oportuna y eficiente.

Cómo crear una estrategia de Email Marketing efectiva para promocionar tus eventos

Identifica a tu audiencia y segmenta estratégicamente tus Listas

Para que las personas que tú quieres asistan a tu evento, primero debes conocer su perfil. Esto es importante para invertir solo en quienes verdaderamente te interesan; es decir, de forma eficiente.

Tal como haces para definir el target al que orientas todas tus acciones de Marketing y comercial, deberías hacer para determinar a quiénes quieres enviar tus invitaciones. De hecho, seguramente el público objetivo sea prácticamente el mismo, pero vale la pena pensarlo.

Tener esto en claro, te ayudará a elegir el tono comunicacional, los canales, el tipo de mensajes e, incluso los colores y el logo de tu evento.

Muchas veces el público objetivo de tus eventos coincide exactamente con el de tu marca.

Por ejemplo, en Doppler estamos organizando (¡y qué poco falta!) la décima edición del EMMS, un evento online y gratuito, sobre Marketing Digital.

En nuestro caso, el público al que nos dirigimos es exactamente el mismo al que apunta nuestro negocio. De hecho, lo hemos dividido en dos jornadas, con niveles diferentes, para que cada persona encuentre la charla que más se adecua a sus conocimientos, intereses y necesidades. Por cierto, si quieres registrarte gratis, aprovecha para reservar ahora tu lugar.

Sin embargo, volviendo a los diferentes casos, no siempre es así. También podríamos haber decidido organizar dos eventos diferentes en el año, apuntando cada uno a un nivel distinto.

O, en tu caso, quizá solo quieras invitar a los cargos más altos de tu Base de Datos o solo al target más joven de tu audiencia.

Así que, aprovecha las múltiples posibilidades de segmentación que ofrece el Email Marketing, para llegar con el mensaje justo a la persona indicada.

Define el flujo de envíos

Una vez que tengas claro lo anterior, deberás establecer la cantidad y el tipo de correos que harás llegar a tu comunidad.

Es importante que no satures a tu Base de Datos con muchas invitaciones, sino que te detengas a pensar exactamente cuántas serían necesarias y cuáles son los momentos más oportunos para hacerlas llegar.

Por ejemplo, podrías enviar una primera invitación diez días antes, incluirlo también en tu Newsletter, sumar un recordatorio el día del evento y, por supuesto, un Email de agradecimiento a los inscritos, un par de días después del mismo.

Además, deberías tener configurado un Email de Bienvenida para que llegue automáticamente a cada persona que se inscribe. Los Emails Transaccionales son una gran herramienta en este sentido.

Recurre a otras empresas que se orienten al mismo target

¿Trabajas con aliados o Partners? Puede ser una gran oportunidad para establecer una colaboración. La idea es que ellos también puedan invitar a sus audiencias a participar del evento, a través de una Campaña de Email Marketing.

Cualquier ayuda que te puedan brindar en otros canales también va a ser muy útil; pero el Email Marketing será, sin dudas, el que mayor conversiones te ofrezca.

Eso sí, si vas a pedir colaboración, encárgate tú mismo de facilitarles el trabajo lo máximo posible. Diséñales buenas Campañas pensando en sus targets e incluye, por supuesto, el logo de quien colabora.

Agregar parámetros a las URLs de esas Campañas te va a ayudar a identificar los partners que mayor alcance hayan tenido y mejor han funcionado de cara a la difusión.

¿Qué les darás a cambio? Eso lo defines en base a tu alcance. Puedes ofrecerles visibilidad durante el mismo, o incluir su logo en el Sitio Web. También puedes mencionarlos como colaboradores en los posts que redactes e, incluso, incluirlos en tus propias piezas de Email, comentando quiénes hacen posible el evento.

Concéntrate en el Contenido

A la hora de diseñar tus piezas, hay varios puntos que debes tener en cuenta y que no pueden fallar:

  • UX: La Experiencia de Usuario puede determinar que tu Suscriptor decida hacer clic o no en el CTA que propones y, por ende, que ganes o pierdas un asistente. Ocúpate de cuidar al máximo todos los detalles para ofrecer una experiencia única. Tiene que existir una coherencia entre todos los canales y entre los aspectos que hagan al mensaje: tipografía, colores, imágenes y demás elementos que incluyas en la pieza.
  • Detalles para participar: Recuerda incluir toda la información necesaria en cada Email, para que los invitados no tengan dudas acerca de dónde es el evento, cuánto sale, cómo llegar, cuándo es, cómo ingresar, horario, ponentes y todo lo que pienses que pueda ser útil para que los interesados efectivamente asistan y no les quede ninguna duda.
  • Call to Action: Piensa bien los Llamados a la Acción que vayas a utilizar. Ya sabes que los CTAs son el mejor disparador para ganar conversiones. ¿Algunos consejos? Tienen que ser colores que sobresalgan, pero que respeten la imagen del evento. Además, el texto tiene que ser muy claro, conciso y atractivo. ¿Y dónde los ubicarás? ¿Habrá uno solo? ¿Serán todos botones o incluirás un banner? Piénsalo todo.
  • Testimonios: Muchas veces resulta mucho más efectivo lo que pueda opinar un par o un referente, de lo que puedas comunicar tú como marca. Incluye en tus Emails testimonios de asistentes de años anteriores u opiniones de influencers que den crédito al evento que estás organizando. A veces, con solo comentar la cantidad de inscriptos del año anterior, es suficiente; pero la foto y el testimonio, serán imbatibles.

Funcionalidades que facilitarán tu trabajo

En Email Marketing existen diversas técnicas que seguramente te sean útiles si quieres llevar adelante una buena estrategia.

Email Automation

Asegúrate de contar con una plataforma que te permita configurar flujos de Emails, para configurarlos un día y olvidarte. Luego, llegada cada fecha o cada evento, será la propia herramienta quien dispare automáticamente los Emails que correspondan.

Esto te ayudará a llegar a tus Suscriptores siempre en el momento indicado y a ahorrar tiempos y recursos. Seguramente sea lo que necesitas en este momento, ¿verdad?

Tests A/B

Mucha gente menosprecia el poder de un buen Asunto. Sin embargo, puede ser la clave del éxito o fracaso de tus envíos. La Tasa de Apertura que puedas obtener en tus Campañas va a depender, en gran medida, del Subject que escojas.

Tómate varios minutos para elegir los Asuntos que más atractivos te parezcan. Haz una lista y luego, entre esos, quédate solo con dos para hacer la prueba.

Los Test A/B te permiten evaluar, con una pequeña porción de la Base, cuál de los dos Asuntos genera una mayor Tasa de Apertura. Después, se envía automáticamente el que mejor performe al resto de la Lista.

Puedes probar entre usar y no usar emoticones; entre un Subject de 30 caracteres y uno un poco más extenso (de ninguna manera más de 50); una pregunta y una afirmación; y todo lo que te genere inquietud.

Redes Sociales

Como mencionábamos antes, el Email Marketing seguramente sea la herramienta que mayor conversión te ofrezca, pero no hay que desmerecer (ni mucho menos) los demás canales digitales.

Incluso, la mejor de las opciones siempre es combinarlos para potenciar su alcance.

Las Redes Sociales pueden ser un excelente medio para generar engagement y visibilidad. Agrega botones en tus Campañas de Share y Like, para que tus Suscriptores las viralicen y tu alcance se multiplique.

Además, aprovecha la funcionalidad de Autopublicación para que todas las Campañas que envíes también se promocionen en tus propios perfiles sociales. Así, llegarás también a tus seguidores, casi sin esfuerzo.

Otra idea puede ser organizar un concurso en Redes y promocionarlo con una Campaña de Email Marketing. El Social Media es un recurso casi infalible para este tipo de acciones, así que vale la pena probarlo.

Reportes

Realmente vas a conocer el alcance y el poder de tus Campañas, cuando te detengas a analizar las métricas recibidas. Esto es fundamental y es clave en cualquier estrategia de Email Marketing.

La Tasa de Apertura te ayudará a saber qué tal han funcionado los Asuntos, y los días y horarios elegidos para hacer tus envíos.

Los clics, te orientarán para conocer la efectividad de los CTAs que hayas usado. Los Rebotes te dirán qué tan buena es tu Base. ¿Será hora de hacer limpieza?

De esta manera, podrás tener en claro cuáles han sido los puntos fuertes y las oportunidades de mejora que se te presentan de cara a futuras Campañas.

Ya puedes poner en práctica todos estos consejos para que tu evento sea un éxito y convoques a la gran audiencia que necesitas para alcanzar tus objetivos.

¿Se te ocurren más estrategias de Email Marketing que permitan potenciar el alcance de tus Campañas?