Crear una Wiki dentro de la empresa puede ayudar a gestionar el conocimiento que se genera entre los empleados, favoreciendo la colaboración y la innovación.

La Wikipedia acaba de celebrar recientemente su quince cumpleaños hablando en español. Se trata ya de una herramienta indispensable en el día a día de muchos de nosotros, que recurrimos a esta fuente de información colaborativa para conocer más sobre todo tipo de elementos, personas o compañías. Sin embargo, el mismo modelo abierto que ha dado lugar a la mayor enciclopedia del planeta también puede tener implicaciones muy positivasa la hora de gestionar el conocimiento dentro de la empresa y favorecer su transferencia entre los distintos trabajadores de la organización.

El gestor de contenidos de la Wikipedia permite crear todo un repositorio de artículos entrelazados entre sí, organizados en torno a un directorio común, editados y actualizados por toda la comunidad de usuarios, con lo que se garantiza la plena participación de todos los miembros del equipo en la gestión del conocimiento.

En torno a un 30% de las organizaciones ya utilizaban sistemas Wiki en el año 2007, según recogía la experta Nélida Hierro en un documento para la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) fechado hace cuatro años. Cierto es que el auge de las plataformas sociales (como herramientas colaborativas, blogs privados, etc.) han impactado de forma notable en la gestión del conocimiento, integrando también el repositorio de información en su interior.

Pese a ello, las wikis empresariales siguen siendo una de las fórmulas más habituales para organizaciones que no quieren realizar un gran desembolso en su gestión del conocimiento corporativo pero que sí quieren que su información y mejores prácticas estén disponibles para todos los empleados en un entorno amigable y sencillo. Es por este motivo que existen numerosas alternativas en la Red para construir nuestra propia ‘enciclopedia abierta’ dentro de las fronteras de nuestra compañía.

Wiki-Corporativo

Ventajas de las wikis corporativas

Contar con una wiki dentro de la organización cuenta con numerosas ventajas a la hora de organizar y gestionar la información que producen sus empleados y difundir las mejores prácticas y experiencias de todos los trabajadores. En ese sentido, su faceta colaborativa es su gran valor, ya que todos los miembros de la compañía, desde el director general hasta el último becario, pueden aportar su granito de arena a esta inteligencia colectiva.

Asimismo, la organización que proporciona la Wiki es fundamental a la hora de manejar grandes cantidades de información sobre temas que, además, pueden estar interrelacionados entre sí. De este modo, esta plataforma permite no sólo acceder a una determinada información, sino seguir una amplia cadena de enlaces internos y externos a más datos relacionados que pueden ayudar a mejorar la formación de los trabajadores sobre sus temas de interés.

Wiki significa ‘rápido’ en hawaiano y, precisamente, la velocidad a la que se puede editar cualquier contenido de este repositorio es un valor claro frente a otros sistemas que requieren de más edición y trabajo antes de poder publicar o actualizar un artículo, propio o ajeno.

Herramientas para construir las ‘wikis’ privadas

Existen numerosos gestores de contenidos que permiten crear una wiki dentro de la empresa en apenas unos pocos pasos, de forma sencilla y rápida y, por supuesto, gratis. En ese sentido, destaca MediaWiki, el motor oficial de Wikimedia, que está construido sobre PHP y MySQL. Otra de las alternativas más usadas es PhpWiki, al igual que DokuWiki, MoinMoin (desarollado en Python), OpenWiking o WikkaWiki.

¿Qué esperar por parte de los empleados?

El documento de la UOC también recoge el impacto y la adopción de los trabajadores ante una herramienta de colaboración y compartición de información como puede ser la Wiki. En ese sentido, un estudio de Buffa identifica 4 perfiles comunes de usuarios Wiki según el grado de aceptación de la herramienta por parte del individuo.

Así, existe una serie de ‘early-adopters’, que comienzan a utilizar esta plataforma en cuanto la empresa la hace accesible para ellos, pero conforman un grupo extremadamente minoritario. En un segundo nivel aparecenlos usuarios cualificados técnicamente, quienes utilizan la Wiki de forma autónoma valorando enormemente la nueva forma de libertad que les ofrece, pero no suelen realizar aportaciones innovadoras al contenido, limitándose a copiar lo que ven en otras páginas. Representan aproximadamente a un 10% de los usuarios.

Por debajo se sitúan los seguidores. Estos profesionales, aunque inicialmente no les entusiasme la idea de la Wiki, acaban adoptándola al ver que todos sus compañeros están usándola. Representan un 80% de los usuarios. Ya por último,siempre existirá un grupo de reticentes que se niegan a cambiar sus hábitos y ponen todo tipo de pretextos para no utilizar el sistema.

Escrito por Alberto Iglesias Fraga